Архивная обработка документов

Архивная обработка документов, образующихся в процессе деятельности организации, вне зависимости от формы собственности проводится в соответствии с законом РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (со всеми изменениями и дополнениями).

Архивной обработкой документов называется комплекс из множества различных работ, целью которых является упорядочивание документов, образовавшихся в процессе деятельности организации. Качественная архивная обработка документов позволит вам предотвратить сложности, связанные с поиском срочно понадобившихся для вашей текущей деятельности документов: для составления отчетов, в случае проведения всевозможных сверок и проверок организации государственными органами РФ, для предоставления справок социально-правового характера сотрудникам. Кроме того - своевременно обработав архив с документами, вы предотвратите потери документов при переезде организации в новый офис.

Во время деятельности каждой организации любой формы собственности образуются следующие типичные виды документов:

Документы по основной деятельности – Учредительные документы, приказы по основной деятельности, Протоколы заседаний Совета Директоров, собраний акционеров, штатные расписания и сметы расходов, а также годовые балансы бухгалтерского учета. Документы по основной деятельности должны храниться постоянно. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок хранения документов по основной деятельности не может быть меньше, чем 10 лет.

Документы по личному составу – приказы о приеме, увольнении, переводе работников, трудовые договоры (контракты), документы по начислению заработной платы (такие как лицевые счета и расчетные ведомости), а также личные карточки уволенных сотрудников (также известные под названием "форма Т-2"). Срок хранения документов по личному составу – 75 лет.

Документы по финансово-хозяйственной деятельности – регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и приложения к ним, переписка по основным вопросам деятельности, договоры об оказанных и полученных организацией услугах. Срок хранения таких документов – 5 лет.

В комплекс типичных мероприятий по архивной обработке документов входят:

Экспертиза ценности документов есть ничто иное, как изучение документов в целях определения научной, исторической и практической ценности документов и определения сроков их хранения.

Выделение и формирование дел постоянного либо временного, а иногда также и долговременного сроков хранения, а так же разнообразных документов по личному составу.

Оформлением дел называется работа по систематизации документов внутри каждого дела (подбор документов по датам их составления, выделение копий документов), нумерация листов дел, составление правильных заверительных надписей, составление внутренних описей в случае их необходимости, переплетные работы, а также оформление обложек дел.

Составление описей дел, а также предисловий к описям дел, включая составление исторических справок к фондам.

Написание акта об уничтожении дел, которые утратили своё научное или историческое, и что самое главное - практическое значение.

Наши специалисты:

• разберутся с архивом вашей организации
• отправят всю ненужную макулатуру с сооблюдением всех правил
• подготовят важные документы к хранению, в т.ч. к их сдаче в госархив

В результате вы освободите пространство офиса от гор документов. Вы сбережете Реальные деньги, расходуемые на аренду помещений напрасно занятых бумагами и используете эти средства на более разумные цели - например премирование лучших сотрудников! Даже если вы имеете помещение в собственности: освобожденные от документов комнаты всё равно можно сдать в аренду и заработать больше!

Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для дел по личному составу, а также дел, сформированных по видам документов. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.Кроме того внутренняя опись документов составляется при передаче дел при смене ответственного лица.

Внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Переплетные работы

В процессе деятельности любой компании накапливается большое количество документов, которые нуждаются в переплете и архивной обработке. Компания «Scan Sol» поможет Вам в решении этих вопросов.

Переплет документов – один из способов дольше сохранить их. Обратитесь в нашу компанию, и мы возьмем на себя все трудности, связанные с обработкой и хранением документов. Наши специалисты помогут решить проблему переплета в самые сжатые сроки.

Переплетные работы, осуществляемые специалистами компании «Археовед», - это гарантия надежности, конфиденциальности, качества, полное соответствие всем нормам и стандартам.

Более 5 лет мы осуществляем переплетные работы в Москве и Московской области. Выполняя переплетные работы, мы экономим Ваше время и площади. Мы придерживаемся исключительно профессионального подхода в решении задач, поэтому сотрудничество с нашей компанией удобно и надежно.

Одно из главных преимуществ переплета ― это высвобождение до 35% ранее занимаемых площадей!

Переплетные работы продлят срок службы документов и сделают доступными любые ценные сведения.

Предлагаем Вам следующие виды услуг:

• переплет документации с тканевой оклейкой корешка
• ручной переплет
• переплет дел с оклейкой сторон папки в коленкор (материал на тканевой основе, покрытый специальным слоем для тиснения фольгой и печати трафаретными или переплетными красками)
• переплет дел с оклейкой сторон в ледерин (хлопчатобумажная ткань, имеет глянцевую эффектную поверхность с ясно выраженным рисунком тиснения)

Обращайтесь к нам, и вы получите качественную и оперативно выполненную работу!

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Первый этап экспертизы проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.

В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.

По итогам экспертизы ценности документов выделяются следующие группы дел:

• постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
• длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
• долговременного хранения (до 10-ти лет). В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов;
• временного хранения (до 5-ти лет);
• подлежащие уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы (с истекшими сроками хранения).

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются, годовые разделы, описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

Наши цены

Архивная обработка документов

№	Наименование видов работ и услуг	Единица измерения	Стоимость за ед. в руб.
Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов
1	Упорядочение дел управленческой и научно-технической документации постоянного и долговременного хранения, сформированных в делопроизводстве с составлением описей, с полистным просмотром документов, формированием дела из россыпи документов, переформированием дела, систематизацией листов в деле, составлением заголовка дела, редактированием заголовка дела, нумерацией листов в деле, проверкой нумерации листов, оформлением обложки дела, вклеиванием и оформлением титульных и заверительных  листов	1 дело  до100 листов 1 дело до 250 листов	180 руб. 300 руб.
2	Составление описей постоянного и долговременного хранения	1 позиция	35 руб.
3	Составление предисловия к описям	1 предисловие	1500 руб.
4	Составление внутренней описи дела	1 позиция	8 руб.
5	Оформление корешков дел	1 дело	15 руб.
6	Нумерация листов в деле	1 лист	0,3 руб.
7	Перенумерация листов в деле	1 лист	0,5 руб.
8	Составление индивидуальной номенклатуры дел организации	1 позиция	70 руб.
9	Оформление номенклатуры дел	1 позиция	35 руб.
Проведение экспертизы ценности документов
10	С полистным просмотров документов	1 дело	40 руб.
11	Без полистного просмотра	1 дело	20 руб.
12	Выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения	1 дело	30 руб.
13	Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению	1 позиция	30 руб.
Переплет документов
14	Изъятие скрепок, скоб, разброшюровка дел	1 дело	20 руб.
15	Выемка документов из файлов	1 дело	20 руб.
16	Переплет дела со стандартными листами формата А4, позволяющий делать ксерокопии документов не прибегая к разброшюровке дела	1 дело	80 руб.
17	Переплет дела с нестандартными листами	1 дело	100 руб.