Создание электронных архивов

Создание электронного архива

Электронные архивы незаменимы для нормального функционирования крупных предприятий и учреждений. Они включают в себя копии всех бумажных документов, имеющих отношение к деятельности организации. Компания «Scan Sol» оказывает услуги по созданию любых электронных архивов, в том числе и электронных архивов проектной документации (чертежи, планы, схемы). Это очень выгодно и удобно, поэтому популярность электронных хранилищ растет с каждым годом.

Для чего нужны электронные архивы?

• Электронный архив позволит производить все операции с документами гораздо быстрее, ведь любой документ можно очень быстро отыскать в каталоге и вывести на экран компьютера. Также цифровые документы можно быстро отредактировать, используя любой текстовый редактор, размножить на копировальном аппарате, отправить по е-mail в любую точку мира и т. п.
• Электронный архив делает хранение документов менее затратным. Чтобы хранить бумажную документацию, нужны специальные помещения с особым микроклиматом. Большинство предприятий их арендуют. Выбирая цифровые документы, вам не понадобится искать подходящее место для их содержания.
• Документы в цифровом формате менее уязвимы, чем бумажные. При необходимости их легко восстановить.

Использование электронных архивов

• Любой документ в цифровом формате состоит из двух составляющих: содержания и реквизитов. Подлинность документа удостоверена электронной подписью.
• При использовании электронных архивов необходимо руководствоваться теми же принципами, что при использовании документации на бумажных носителях.

Как происходит создание электронных архивов?

Формирование электронного архива начинается с оцифровки документации. В первую очередь используется технология сканирования, чтобы перенести изображение на экран компьютера. Далее производится систематизация документов, чтобы сделать их доступными для сотрудников предприятия.

Заказывая создание архива в компании "Scan Sol", вы получаете качественный сервис по доступной цене. Стоимость наших услуг дешевле, чем в других организациях, а современное высокотехнологичное оборудование позволяет выполнять заказы в сжатые сроки. В своей работе мы используем комплексные проекты, созданные корпорацией ЭЛАР, которая является ведущим разработчиком оборудования для хранения документов на цифровых носителях.

Какие функции выполняет электронный архив (archive)

Оцифровка документов позволяет решить три основные задачи: создание цифровых копий документов, обеспечение быстрого обмена документами между филиалами и подразделениями компании и возможность оперативной обработки документов.

Что касается создания цифровых копий, то здесь можно выбрать два варианта: оцифровать всю документацию организации либо сделать электронные копии отдельных документов.

Оперативная обработка электронной документации означает, что каждый сотрудник предприятия, в зависимости от своих должностных обязанностей и полномочий, имеет доступ в электронное хранилище к тем документам, с которыми ему приходится ежедневно работать.

Чтобы обеспечить обмен документами между подразделениями, необходимо строго систематизировать каталог, объединить все компоненты электронного хранилища в единую организованную структуру.

Каждый электронный архив состоит из компонентов двух видов: базовые элементы, которые обеспечивают хранение информации и ее обработку, и специализированные модули, которые отражают специфику предприятия.

Является ли безопасным хранение документов в электронном виде?

Каждый электронный архив имеет ограниченный уровень доступа, так что опасаться, что ваша документация попадет в чужие руки, не стоит. Как правило, для входа в электронное хранилище необходимо ввести цифровую подпись. Этот способ защиты информации считается одним из самых современных и надежных.

Более подробную информацию о создании электронного архива вы можете узнать у нашего консультанта. Это можно сделать как по телефону, так и посетив наш офис. На нашем сайте представлены данные об электронных архивах разных видов и их особенностях, а стоимость услуги по изготовлению электронного хранилища вы можете узнать из прейскуранта.

Основные преимущества электронного архива

Для конечных пользователей

• Быстрый поиск необходимой информации
• Доступ ко всем финансовым документам за все периоды с рабочего места через web
• Создание выборок документов и создание копий для предоставления их в официальные органы
• Своевременный мониторинг комплектности документов
• Взаимодействие с другими пользователями и группами в реальном времени
• Упрощение хранения, поиска документов и доступа к ним
• Простая работа с системой и быстрое ее освоение за счет простых и привычных интерфейсов

Для организации

• Быстрая реакция в ответ на запросы информации официальными органами
• Упрощается ведение архивов финансовой документации
• Снижаются затраты на обработку бумажных документов
• Повышается производительность труда и улучшается качество работы
• Консолидация документов: упорядоченное централизованное хранение всей документации, включая документы филиалов и представительств
• Хранение всей документации в защищенном репозитории и возможность быстрого резервирования информации.

Для администраторов

• Быстрое развертывание ПО и его обновлений
• Простота администрирования системы, которая позволяет высвободить IT ресурсы и предоставить функции администрирования руководителям отделов или подразделений
• Сокращение нагрузки на IT персонал в связи с работой браузерного интерфейса системы
• Простота мониторинга работы системы непосредственно из браузера

Процесс перевода документов в эл.вид

Процесс перевода документов из бумажной формы в электронные документы

В ходе преобразования бумажного документа в вид, используемый в Системе производится ряд регламентов, выполняемых либо автоматически автоматизируемой системой, либо автоматизировано с участием человека, либо вручную.

Рассмотрим краткоцепочку действий (см. рис. 1-1) по преобразованию бумажного документа в электронный:
 
1)     Операции по подготовке к сканированию. На данном этапе производится подготовка бумажных дел к состоянию, при котором возможен массовый ввод документов с помощью протяжных высокоскоростных сканеров. Если дело сшитое, его расшивают; скрепленные листы раскрепляют. Страницы нумеруют (используется автоматический нумератор). Все листы пролистываются для избегания слипания при сканировании. Заполняется сопроводительная форма ЭАД-1ф. Если дело не скрепленное, то процедуры подготовки упрощаются.
2)     Массовое сканирование. Оператор сканирования производит сканирование расшитых дел с помощью специализированного ПО для работы со сканером.
3)     Возврат бумажного дела в исходное состояние. После сканирования, бумажное дело приводят к исходному состоянию и передают в бумажный архив.
4)     Загрузка отсканированного образа бумажного дела. Информационный администратор АС загружает полученные образы бумажных дел в АС.
5)     Разбор электронного образа бумажного дела на документы. Оператор разбора с помощью специального интерфейса производит разбор электронного образа бумажного делана документы и создает ЭД.
6)     Индексирование и автозаполнение реквизитов. Информационный администратор АС запускает регламенты построения полнотекстового индекса и автозаполнения
реквизитов документа.
После приведенных выше шагов, документ готов для поиска и может использоваться пользователями в бизнес-процессах

Государственные (муниципальные) электронные архивы

Так электронный архив для государственного (муниципального) архива (архивного учреждения) представляет собой существенное дополнение учетной системы и предоставляет широкие возможности, такие как:

• загрузка ранее созданного научно-справочного аппарата в бумажном виде (каталоги, описи, указатели, картотеки), так и ведение его – например усовершенствование описей или ведение каталога по ЕКДИ (если в ходе построения электронного архива был осуществлен ввод данных с электронных копий бумажного НСА);
• поддержка модели хранения «фонд-опись-дело» для интеграции с учетной системой госархива;
• возможности формирования «электронных фондов пользования», особенно актуально для фондов, которые являются ветхими или имеют документы с угасающим  текстом (такие фонды необходимо оцифровывать бесконтактным неразрушающим для бумажного документа способом!);
• предоставление функций «электронного читального зала» пользователям как в помещениях архива, так и удаленно – через сеть Интернет.

К разделу «Государственные (муниципальные) электронные архивы»:

Схема типового действующего эл.архива

Схема создания и функционирования электронного архива

На текущий момент система внедрена и успешно эксплуатируется в банках: Сбербанк России, «МТС-Банк», «Банк24.ру», Юниаструм Банк, Пробизнесбанк и финансовая группа Лайф: ВУЗ-Банк, Пойдем, Экспресс-Волга, Лайф Банк, Национальный банк Сбережений и др.

Варианты развертывания

Архивы электронных документов

Российское законодательство только сейчас начало создавать условия для появления электронных архивов этой сравнительно молодой группы. Достаточно отметить наиболее значимые факторы, повлекшие за собой разработку нами специализированных архивов электронных документов.

Бесспорно – это архив электронных счетов фактур, созданию которого мы благодарны соответствующим изменениям в Налоговом кодексе. Это также архив бухгалтерских электронных документов, право на существование которому дало Указание № 2346-У Банка России от 25.09.2009 года, это и возможности, которые дает новый закон «Об электронной подписи».

Все архивы электронных документов объединяет одно – они и только они являются хранителями оригиналов электронных документов. Именно поэтому важна функциональность и такая архитектура системы, которая бы позволила бы обеспечить долговременное хранение электронных документов и электронных дел. В остальном – эти архивы могут обладать признаками ведомственного, обладать развитой интеграционной составляющей для потребления электронных документов непосредственно из систем-источников или формирования таких документов по шаблону, если система-источник выдает только данные и реквизиты документа, а не сам электронный документ.

Электронные технические архивы

К техническим архивам предъявляются несколько отличные от остальных групп архивов требования. Эти архивы должны обеспечивать оперативный доступ широкого круга пользователей в соответствии с правами доступа к широкоформатной документации – чертежам и сопроводительной документации. Особенностью работы с чертежом крупного формата (например, А0 или нестандартный – например 10 метров в длину) – необходимость на каждом рабочем месте обеспечить специализированное программное обеспечение, которое сможет «вытянуть» комфортную работу с чертежом – масштабирование, кадрирование для печати, быстрый поиск по реквизитам штампа. Электронные технические архивы, создаваемые нами, требуют наличия на рабочем месте только веб-браузера, а простота интерфейсов и функциональные возможности позволят решать различные задачи не только и не столько архивистам, сколько сотрудникам конструкторского бюро, эксплуатационным инженерам, техническим службам и т.д.

Электронные ведомственные (корпоративные) архивы

Ведомственный (корпоративный) архив является основным инструментом архивной службы, специалистов службы ДОУ и ответственных за делопроизводство специалистов подразделений.

Требования к такому архиву совсем иные и они диктуются требованиями к архивному делопроизводству, установленными Росархивом и ВНИИДАД:

• поддержка процессов формирования номенклатуры дел как на уровне подразделения, так на уровне предприятия (сводная номенклатура дел) в соответствии с Перечнем, рекомендованным Росархивом; при этом согласование номенклатуры дел осуществляется в электронном виде и сохраняется их историчность;
• обязательная реализация процессов передачи подразделением дел на архивное хранение по сдаточным описям различных типов (временного хранения, долговременного, по личному составу, электронные дела);
• поддержка процессов экспертизы ценности и формирования актов на уничтожение;
• предоставление функционала формирования электронных заявок;
• управление архивохранилищем и размещением дел в архивохранилище (ведение топографии);
• отчетность и статистика;
• прием документов, изначально созданных в электронном виде (вместе с ЭЦП);
• для автоматического формирования дел – интеграция с СЭД или иными системами;
• функционал электронного архива – т.е. наличие контура хранения электронных дел/документов (при этом если электронное дело разобрано на документы, то внутренняя опись формируется автоматически – на основании результатов разбора).

Правильно выбранное прикладное программное обеспечение для создания электронного ведомственного (корпоративного) архива позволяет создать корпоративную архивную систему достаточно универсальную с одной стороны, гибкую в плане поиска и долгоживущую на предприятии, т.к. лишь оперативные системы подвержены высокой изменчивости, тогда как правила архивного дела сугубо консервативны.

Специализированные (технологические) электронные архивы

К специализированным (или технологическим) электронным архивам можно отнести все те архивы, которые строятся либо вокруг одной группы документации, либо строятся для поддержки какой-либо технологии в рамках основного бизнес-процесса предприятия. Частным случаем специализированного электронного архива является оперативный электронный архив.

Оперативные электронные архивы

Особая категория специализированных архивов – оперативные электронные архивы. Такие архивы по своей сути не являются архивами, но позволяют упорядочить документальные части любых бизнес-процессов с целью сокращения операционных издержек организации. Основное содержание таких архивов – электронные и бумажные документы, которые используются, но частота обращения к которым, трудно поддается систематизации. Зачастую такие архивы создаются при организации процессов с большим документооборотом и организационными особенностями, не позволяющими все документы перевести в электронный вид. Ярким примером таких процессов являются «кредитные конвейеры» банков, когда вся технология выдачи кредитных продуктом построена таким образом, чтобы обеспечить максимальный объем обрабатываемых заявок при минимальных транзакционных издержках.

К специализированным архивам можно также отнести:

• систему обеспечения хранения нормативно-справочной документации;
• бухгалтерские архивы;
• архивы договоров;
• архивы досье клиентов;
• архивы документов сильно территориально распределенного предприятия;
• и т.д.